Starting a business or startup in the Netherlands

Starting a business in the Netherlands requires some planning and general know-how. On thism page we will take you through the entire process of starting a business in the Netherlands as an expat.

First Things First – Visa’s and Permits

The first thing you need to do is make sure you meet the conditions for residing in the Netherlands and practicing entrepreneurship or self-employment. The conditions differ based on your nationality and desired length of stay. If you are not an EU citizen, chances are you need to apply for a provisional residence permit (to enter the country) and a permanent residence permit (for stays longer than 90 days). Make sure you check this using the tool provided by the Dutch government

(i) To get a residence permit, you will need to prove that you serve an essential interest to the Dutch economy.

The provisional residence permit (mvv) can be obtained in person at a Dutch embassy or consulate in any country, as long as you have lawful residence in that particular country. Lawful residence means that you have a residence permit for that country valid for at least another three months. You need the provisional permit to enter the Netherlands.

Startup or Independent Entrepreneur – What Is Best for You?

After obtaining a provisional residence permit, you will be able to enter the Netherlands and stay up to 90 days. Your next step would be to obtain a permanent residence permit or apply for the Dutch Startup Visa.

When obtaining a permanent residence permit with the goal of starting your own business, the most logical option would be to apply for the ‘residence permit self-employed person’. You can apply for the residence permit at a Dutch embassy or consulate in your current country of residence or you can apply directly to the IND. The application process will take up to 6 months. All requirements for applying can be found here.

The most important requirements are (1) a registration at the chamber of commerce and (2) your work being of essential interest to the Dutch economy.

To assess if your work is of essential interest, the RVO (the Netherlands Enterprise Agency) will give your business a score in 3 categories: (1) personal experience, (2) business plan, and (3) added value for the Netherlands. In each category you will have to score at least 30 points. View the scoring form being used by the RVO here.

(i) The form is only available in Dutch.

The other option – which is the easier way for most startups – is to apply for the Dutch Startup Visa. The Startup Visa allows entrepreneurs from outside of the EU to start an innovative business. The visa is valid for a maximum of 1 year. After this year you will need to apply for a residence permit on a self-employed basis or a regular residence permit if you wish to reside in the Netherlands for a longer period. The Dutch Startup Visa application procedure can take up to 3 months. All requirements for applying can be found here

A few requirements need some extra attention: (1) you will need to work with a facilitator, (2) your product or service needs to be innovative, and (3) you need a business plan.

The facilitator is a sort of business mentor. The startup entrepreneur and the facilitator must establish their partnership in a signed agreement. You can find a facilitator recognized by the Dutch government here. You can also find a facilitator yourself, but keep in mind that the facilitator has to comply with the requirements.

We as Belasting Adviesgroep Rotterdam are based in the Rotterdam Science Tower and have close contact with the ECE, which is a recognized facilitator. They can help you through this process. For more information, check out their website.

To assess if your product or service is innovative, three key situations arise: (1) your product or service is new to the Netherlands, (2) the startup uses new technologies in production, distribution and/or marketing, or (3) the startup introduces a new way of work or organisation. Read more about innovative entrepreneurship at the RVO.

Apart from the business related obligations, you also have some personal obligations. In the Netherlands, you are obliged to take out standard health insurance to cover the cost of all healthcare related issues that may arise. Apart from the healthcare insurance you may want to consider other insurances. Read more about (health)insurance here.

Chamber of Commerce – Making Your Business Official

When applying for the ‘residence permit self-employed person’ or the ‘startup visa’, you will need to register your business at the Chamber of Commerce. To complete the registration, you need a citizen service number (BSN). If you are staying in the Netherlands for a period of 4 months or longer, you will have to register with the Personal Records Database in your municipality to obtain a BSN. If you are staying for a shorter period, you can register with the Non-resident Records Database. Click here for a complete overview of this process.

The next important thing is to choose a Dutch legal structure. The most common structure is a private limited company (bv). It is also possible to start off with a sole proprietor (eenmanszaak) or general partnership (vof). These last two forms will make you jointly and severally liable. So think carefully about the legal structure you choose. Click here for a more detailed explanation of the available Dutch legal structures.

Ready, Set, Go! – Set for Success

After taking care of the above, it is finally time to make your business or startup a success. To make sure you comply with all your ongoing obligations, you might want to get in touch with a Dutch (financial) advisor.

We as Belasting Adviesgroep Rotterdam have quite some experience in guiding startups through their financial matters. As a private limited company (bv) – which is the most common legal structure – the financial obligations can be quite the hassle.

If you own more than 5% of the company, you are referred to as a ‘director and major shareholder’ (DGA). This comes with a few obligations. You will have to pay income tax and most probably dividend tax.

The company will have to pay corporate tax, turnover tax and perhaps wage tax. If you do business with other EU countries, you will also have to submit a statement of ICP to the tax authorities. Apart from all the tax declarations needing to be filed, the business is – depending on its size – also obliged to file an annual report. These reports have to be filed with the chamber of commerce.

To minimize tax costs and prevent fines, it is advised to find yourself a good financial advisor. You can always reach out to us for a quick phone call or meeting to discuss these matters.

FAQ

Het starten van een eigen bedrijf of start-up

Het starten van een eigen bedrijf of startup is een avontuur vol met uitdagingen en beloningen. Het begint met het identificeren van een probleem of een behoefte in de markt en het ontwikkelen van een unieke oplossing of een innovatief product of dienst. Ook het samenstellen van een goed team is belangrijk voor een startup. Een goed team vormt de basis voor het succes van de onderneming. Een goed team bestaat uit mensen met verschillende vaardigheden en ervaringen die elkaar aanvullen. Daarnaast is een zakelijk plan voor de onderneming van groot belang. Een zakelijk plan helpt bij het bepalen van de richting van de onderneming en het creëren van een roadmap voor succes. Het dient als een gids voor het maken van beslissingen en het uitvoeren van activiteiten.

Belasting Adviesgroep Rotterdam kan je bij deze zaken begeleiden. Wij hebben veel ervaring met zowel start-ups als scale-ups. Vooral het opstellen van een zakelijk plan is een kritisch en complex aspect van het opstarten van een onderneming. Veel oprichters van start-ups hebben geen achtergrond in financiën of boekhouding en hebben hulp nodig bij het opstellen van een begroting, het beheer van de cashflow en het opstellen van financiële prognoses. Ook heeft een onderneming vaak geld nodig om te starten of te groeien. Hulp van een financieel professional kan helpen bij het aantrekken van investeerders of het verkrijgen van een lening.

Waar moet ik beginnen?

Je hebt een innovatief product of dienst in gedachten en je bent razend enthousiast. Maar waar begin je? De kamer van koophandel heeft hier een duidelijk stappenplan voor gemaakt.

Het ondernemingsplan

het begint allemaal met het schrijven van een ondernemingsplan. Een ondernemingsplan geeft inzicht in je toekomstige onderneming. Er zijn verschillende manieren voor het schrijven van een ondernemingsplan.

(1) De meest voorkomende variant is een traditioneel ondernemingsplan. Een traditioneel ondernemingsplan is een uitgebreid document met een samenvatting, een bedrijfsbeschrijving, een marktanalyse, een organisatie- en managementstructuur, een beschrijving van het product of de dienst, marketing- en verkoopstrategieën en financiële prognoses. Dit type ondernemingsplan wordt doorgaans gebruikt bij het zoeken naar financiering door investeerders of banken. Online zijn veel verschillende tempaltes te vinden voor het schijven van een traditioneel ondernemingsplan. Probeer bijvoorbeeld de gratis template van de Rabobank.

(2) Een steeds meer voorkomende variant is een Lean Business Plan. Een Lean Business Plan is een kortere, eenvoudigere versie van een traditioneel ondernemingsplan dat zich richt op de meest kritische elementen van een bedrijf. Het bevat een korte samenvatting van het bedrijfsidee, de doelmarkt en financiële prognoses, maar laat minder belangrijke details weg, zoals een volledige marktanalyse of een gedeelte over het managementteam. Dit type plan wordt vaak gebruikt door sartups of bedrijven die zich in een vroeg stadium van ontwikkeling bevinden. Indeed heeft hier een mooie template voor.

Het financiële plan

Een financieel plan is een essentieel document voor elke startup, omdat het een duidelijk beeld geeft van de financiële gezondheid van het bedrijf en de toekomstperspectieven. Een goed geschreven financieel plan kan een startup helpen financiering veilig te stellen, weloverwogen zakelijke beslissingen te nemen en uiteindelijk zijn doelen te bereiken.

Een van de belangrijkste redenen waarom een startup een financieel plan nodig heeft, is om financiering veilig te stellen. Investeerders en kredietverstrekkers willen een gedetailleerd financieel plan zien met prognoses voor inkomsten, uitgaven en winst. Deze informatie helpt hen om de financiële behoeften van het bedrijf te begrijpen en het potentiële rendement op hun investering te beoordelen. Een financieel plan helpt een startup ook bij het identificeren en plannen van potentiële uitdagingen en kansen en bij het ontwikkelen van een strategie om zijn doelen te bereiken.

Om een financieel plan te schrijven, moet een startup beginnen met het identificeren van zijn doelen en doelstellingen. Dit omvat inzicht in de doelmarkt, het bedrijfsmodel en de concurrentie. Het financiële plan moet een gedetailleerde resultatenrekening, kasstroomoverzicht, balans en break-even-analyse bevatten. Bovendien moet het financiële plan een kapitaalbudget en veronderstellingen bevatten, zoals groeipercentages van de verkoop, kosten van verkochte goederen en rentepercentages.

Kortom, een financieel plan is een essentieel instrument voor elke startup. Hier zijn online veel templates voor te vinden. Je kunt altijd contact met ons opnemen om een financieel plan te doorlopen om ervoor te zorgen dat het plan correct en toereikend is.

Tijd om je bedrijf officieel te maken

Je hebt een ondernemings- en financieel plan geschreven en bent nog steeds vol vertrouwen. Dan is het nu tijd om je onderneming in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Maar voor het zover is, heb je nog een aantal keuzes te maken.

Welke rechtsvorm kies ik?

Er zijn verschillende rechtsvormen waaruit je als startup kunt kiezen, zoals een eenmanszaak, een VOF of een BV. Welke rechtsvorm het beste bij jouw startup past, is afhankelijk van verschillende factoren, zoals de grootte van de onderneming, de risico's die je wilt nemen, de aard van de activiteiten en de verantwoordelijkheid die je wilt dragen.

Het grootste verschil tussen bovenstaande rechtsvormen is dat je bij een eenmanszaak of VOF altijd persoonlijk aansprakelijk kan worden gesteld voor eventuele bedrijfsverliezen, terwijl dit bij een BV niet geldt. Verder behoeft de oprichting van een BV het osptellen van een contract bij de notaris, waar dit bij de eenmanszaak en VOF niet nodig is. Verder is er een verschil in belastingdruk. De vuistregel is hier dat je vanaf een winst vanaf €80.000 voordeliger uit bent met een BV. Ook is de overdraagbaarheid een belangrijk aspect. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om bij een VOF of eenmanszaak aandelen te hebben. Dit leidt ertoe dat het een minder interessant wordt voor externe investeerders. Neem contact met ons op om te sparren over de opties.

Een bedrijfsnaam kiezen

Een bedrijfsnaam is het baken van je bedrijf. Een goede bedrijfsnaam draagt bij aan de herkenbaarheid en het imago van je bedrijf. Er zitten een aantal regels aan het keizen van een bedrijfsnaam. Ten eerste dient een bedrijfsnaam uniek te zijn. Daarnaast zijn er nog een aantal regels om misleidende bedrijfsnamen tegen te gaan. Lees alle regels op de website van de KvK.

Het inschijven van de onderneming

Het is eindelijk zover: je bent klaar om je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Een afspraak is gemakkelijk te maken op de website van de KvK en de inschrijving kost eenmalig €75,-. Je gegevens worden automatisch doorgestuurd naar de Belastingdienst. Je ontvangt vervolgens van de belastingdienst een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer.

Verplichten als onderneming

Je onderneming is ingeschreven en het is eindelijk tijd om de gemaakte plannen waar te maken; het echte werk kan beginnen. De beginfase van het ondernemen kan zwaar zijn. Een onderneming heeft vaak een aantal jaar nodig om winstgevend te worden, wat veel sturing vereist. Tegelijkertijd dient er aan veel verschillende verplichtingen te worden voldaan.

De fiscale verplichtingen

De meest vanzelfsprekende verplichting is het regelen van de financiële zaken. Een onderneming dient belasting af te dragen, een administratie bij te houden en jaarstukken op te stellen. Ook zijn er verplichtingen die niet direct met de Belastingdienst te maken hebben. Als je werkenemrs in dienst hebt, dien je sociale verzekeringen af te dragen, zoals werkloosheidsverzekering, pensioenverzekering en ziektekostenverzekering. En tenslotte zijn er de overige financiële lasten, zoals het betalen van leningen, facturen en huur.

Belasting Adviesgroep Rotterdam heeft veel ervaring met het ontzorgen van ondernemers op financieel gebied. Wij brengen alle verplichtingen in kaart en zorgen dat deze tijdig en correct worden verzorgd. Zo kan jij je focussen op het ondernemen. Neem een kijkje op onze diensten pagina om een indruk te krijgen van onze dienstverlening.

Algemene voorwaarden en verzekeringen

Het is verstandig om je als onderneming juridisch in te dekken. Vaak doen bedrijven dit middels een algemene voorwaarden. Online zijn hier veel templates voor te vinden, maar het is ook wijs om een jurist in te schakelen om zeker te zijn dat de voorwaarden waterdicht zijn. Zeker bij startups is er veel risico om in te dekken.

Ook is het verstandig om verzekeringen af te sluiten om risico's te verkleinen. Denk hier bijvoorbeeld aan een aansprakelijkheidsverzekering of arbeidongeschiktheidsverzekering.

Wettelijke eisen

Voor je begint, doe je er goed aan om uit te zoeken welke wettelijke eisen er gelden voor jouw onderneming. Zo zijn bepaalde beroepen beschermd en heb je bijvoorbeeld een bewijs nodig om een beroep uit te mogen voeren. Al deze informatie is terug te vinden op de website van de KvK.

Ook kunnen er eisen zijn voor jouw bedrijfsruimte. Zo beginnen veel ondernemers vanuit huis. Houd dan rekening met het bestemmingsplan van de gemeente.

Veel succes gewenst!

Tot zover onze informatie. Hopelijk helpt het je op weg. Mocht je vragen hebben, geïnteresseerd zijn in een samenwerking of wil je simpelweg eens sparren over de mogelijkheden voor jouw startup of onderneming, neem dan contact met ons op.